Allgemeines
Der Workflow ist ein redaktionelles Hilfsmittel, bei dem Änderungen auf einer Seite nur veröffentlicht werden können, wenn eine oder mehrere Personen die Änderungen kontrolliert und freigegeben haben. Die Kontrollstelle hat auch die Möglichkeit, die Änderungen abzulehnen, wodurch der Prozess rückwärts läuft. Das Modul Workflow muss in den allgemeinen Einstellungen aktiviert werden, um damit arbeiten zu können.
Eine Administratorengruppe, die keine Mitglieder hat, verursacht das Problem, dass der Workflow-Prozess nicht abgeschlossen werden kann.
Schritte einer Seite zuordnen
Ist der Workflow aktiv, wird bei entsprechender Berechtigung der Button "Workflowschritte für diese Seite bearbeiten" angezeigt. Dort wird ein neuer Dialog angezeigt, in dem per Haken festgelegt werden kann welche Schritte für die Seite aktiv sind.
Möchte man auf verschiedenen Seiten andere Reihenfolgen des Workflow realisieren, empfiehlt es sich, den Schritt mehrfach an verschiedenen Positionen anzulegen.
Workflow starten
Ist einer Seite mindestens ein Workflowschritt zugeordnet, wird der Publish-Button durch den für Workflow starten ersetzt. Führt nun ein Autor Änderungen auf der Seite durch, muss er zum Abschluss auf den Button klicken. Nun öffnet sich ein Dialog, in dem ein Beschreibungstext angegeben werden muss, danach kann durch Klick auf "Seite in Workflowprozess geben" die Seite in den Prozess gegeben werden. Alle Autoren, welche über Administratorgruppen dem Schritt, der gestartet wurde, zugewiesen sind, erhalten eine E-Mail mit Informationen zu den Änderungen. Da die Seite jetzt zur Korrektur liegt, darf der Autor diese nicht mehr bearbeiten, was er mit einer Meldung in der Leiste oben angezeigt bekommt.
Workflow weitergeben
Befindet sich eine Seite innerhalb eines Freigabeprozesses, wird dem Autor dies mit einer Meldung in der Leiste angezeigt. Nun hat der Autor die Möglichkeit, die Seite zu bearbeiten. Unabhängig davon kann er mit Klick auf "Seite im Workflowprozess weiter geben" die Prüfung an den nächsten Schritt weitergeben. Dazu bekommt er einen Dialog, in dem er einen Kommentar angeben kann. Alle Autoren, welche über Administratorgruppen dem Schritt, der als nächstes kommt, zugewiesen sind, erhalten eine E-Mail mit Informationen zu den Änderungen. Da die Seite jetzt zur Korrektur liegt, darf der Autor diese nicht mehr bearbeiten, was er mit einer Meldung in der Leiste oben angezeigt bekommt.
Workflow zurückgeben
Möchte der Autor, dass die Seite von dem vorherigen Bearbeiter ( = der in dem vorherigen Schritt hinterlegte Bearbeiter) noch einmal überarbeitet wird, kann der die Seite dem vorherigen Schritt durch Klick auf den Button "Änderungen im Workflow nicht akzeptieren" zurückgeben. Hierzu muss der Autor im erscheinenden Dialog einen Grund für die Ablehnung angeben. Alle Autoren, welche über Administratorgruppen dem vorherigen Schritt zugewiesen sind, erhalten eine E-Mail mit Informationen zu den Änderungen. Da die Seite jetzt zur Korrektur liegt, darf der Autor diese nicht mehr bearbeiten, was er mit einer Meldung in der Leiste oben angezeigt bekommt.
Workflow veröffentlichen
Der Autor, welcher die Seite als Letzter in dem Workflowprozess zur Ansicht bekommt, hat anstelle des Buttons "Seite im Workflowprozess weiter geben" den Button "Veröffentlichen". Mit Klick auf diesen Button wird die Seite endgültig veröffentlicht und der Workflow ist abgeschlossen
E-Mails im Workflow
Wird ein Workflow gestartet, an den nächsten Schritt weiter gegeben oder an den vorherigen Schritt zurück gegeben, wird jeweils eine E-Mail an alle beteiligten Autoren versendet. Die E-Mail enthält Informationen zum Status des Workflows, wer die E-Mail ausgelöst hat, dessen Kommentar, sofern einer angegeben wurde, sowie eine Liste der Änderungen, die seit der letzten Veröffentlichung durchgeführt wurden. Es ist möglich pro Administratorgruppe in einem Workflowschritt die E-Mail-Funktion auszuschalten. So sind die Mitglieder zwar berechtigt etwas zu ändern, erhalten aber keine Mitteilung, wenn ihnen eine Freigabe zugeordnet ist.
Die Ansicht des Workflows im Änderungsverlauf
Jeder Change, dem ein Workflow (egal ob abgeschlossen oder nicht) zugewiesen ist, erhält rechts einen Pfeil zum Aufklappen. Klappt man einen Change auf, wird als erstes gezeigt wie der Workflow heißt (Erklärungstext der beim Start hinterlegt wird) und welchen Status dieser hat (in Bearbeitung oder abgeschlossen). Als nächstes kommt eine Auflistung aller Aktionen, die innerhalb des Prozesses gemacht wurden, beginnend mit dem Start des Workflows. Ist der Workflow in Bearbeitung, wird der aktuelle Schritt hervorgehoben. Jede Aktion enthält den Namen des Schrittes, ob er noch aussteht, den Kommentar wenn einer angegeben wurde, Datum und Uhrzeit wann der Schritt gestartet wurde, sowie den Namen des Autors, der die Aktion gestartet hat.
Achtung, wird anstelle des Pfeils der Change selbst angeklickt wird der normale Prozess zum rückgängig machen ausgeführt!